Dostępność nazwy marki: rejestry i źródła do sprawdzenia

Co dokładnie sprawdzasz: markę, nazwę firmy czy domenę?

Znak towarowy, nazwa firmy i domena to trzy odrębne oznaczenia. Sprawdzasz je w różnych rejestrach. Znakiem towarowym może być wyraz (także nazwisko), rysunek, litera, cyfra, kolor, forma przestrzenna — w tym kształt towaru lub opakowania — a nawet dźwięk.

Znak nie może wprowadzać w błąd co do pochodzenia towarów. Pozostali uczestnicy obrotu zachowują swobodny dostęp do oznaczeń ogólnoinformacyjnych.

Najpierw ustal, co chcesz chronić: samo słowo, logotyp, kształt opakowania czy sygnał dźwiękowy. Od tego zależą przeszukiwane rejestry i warianty.

Ten sam wyraz bywa wolny jako nazwa spółki, ale zajęty jako znak towarowy w klasie, w której działasz. Rejestr znaków pokazuje, kto ma wyłączne prawa do oznaczenia w danych klasach. Rejestr przedsiębiorców — kto działa pod daną nazwą, a rejestr domen — kto kontroluje adres.

Nazwy rejestrów do zapamiętania: e-Wyszukiwarka Urzędu Patentowego dla Polski, rejestr unijny dla znaków unijnych oraz rejestr międzynarodowy dla znaków międzynarodowych. Nazwę firmy porównasz w KRS i CEIDG, a dostępność domeny .pl sprawdzisz osobno.

Do sprawdzenia dochodzą dwa obszary: rejestry działalności regulowanej i wykazy uprawnień, jeśli branża ich wymaga, oraz serwisy transakcyjne i programy dla marek, jeśli sprzedajesz online. W pierwszym chodzi o uprawnienie podmiotu o zbliżonej nazwie do działalności, w drugim — o faktyczne używanie nazwy w obrocie.

Porównanie rejestrów do sprawdzenia dostępności nazwy marki

e-Wyszukiwarka Urzędu Patentowego i klasy nicejskie

Podstawowe źródło dla znaków skutecznych w Polsce to e-Wyszukiwarka Urzędu Patentowego. Sprawdzasz w niej oznaczenia identyczne i podobne. Przy każdym wyniku ustalasz status (zgłoszenie czy prawo ochronne) oraz klasy towarów i usług. Kolizja liczy się wtedy, gdy wcześniejszy znak obejmuje klasy pokrywające się z Twoją działalnością — podobne słowo w odległej klasie samo sprawy nie przesądza.

Zakres klas wyznacza klasyfikacja nicejska, zarządzana przez Światową Organizację Własności Intelektualnej. Opiera się na porozumieniu nicejskim z 15 czerwca 1957 r., którego stroną jest także Polska. Klasyfikacja ochrony składa się z 45 klas. Klasy od 1 do 24 dotyczą towarów, a klasy od 35 do 45 przypisane są usługom. Klasa pominięta w zgłoszeniu oznacza brak ochrony w tym zakresie.

Wykaz klas działa w dwie strony: zawęża Twoje prawo i wyznacza granicę kolizji z wcześniejszymi znakami. Najnowszego zgłoszenia możesz jeszcze nie widzieć. W e-Wyszukiwarce Urzędu Patentowego zgłoszenie ujawnia się nie później niż do dwóch miesięcy od daty zgłoszenia, więc brak wyniku w dniu sprawdzenia nie dowodzi, że nazwa jest wolna.

Potem zgłoszenie publikuje się w Biuletynie Urzędu Patentowego. Od publikacji osoby trzecie mają 3 miesiące na wniesienie sprzeciwu — ten termin wpisz do kalendarza monitoringu.

Jeżeli nikt nie wniesie sprzeciwu albo zapadnie ostateczna decyzja w sprawie sprzeciwu, Urząd Patentowy wydaje decyzję o udzieleniu prawa ochronnego albo o odmowie.

Wniosek składasz na urzędowym formularzu Urzędu Patentowego, papierowo albo elektronicznie. Formularz jest dostępny na stronie Urzędu.

Do formularza zgłoszenia dołączasz wykaz towarów i usług według klasyfikacji nicejskiej (narzędzie TMClass) i wnosisz opłatę. Zgłoszenie w jednej klasie kosztuje 400 zł elektronicznie albo 450 zł papierowo, a każda kolejna klasa — 120 zł.

Po udzieleniu prawa uiszczasz 400 zł za każdą klasę towarową oraz 90 zł za publikację informacji o udzielonym prawie ochronnym. Opłatę za pierwszy okres ochrony wnosisz w terminie trzech miesięcy od doręczenia decyzji. Nieuiszczenie powoduje wygaśnięcie decyzji. Prawo ochronne udzielane jest na 10 lat.

Koszty i okresy ochrony znaku towarowego w Polsce

Gdy marka ma działać poza Polską: rejestry unijne i międzynarodowe

Klasyfikację nicejską, wspólną dla zgłoszeń krajowych, unijnych i międzynarodowych, zarządza Światowa Organizacja Własności Intelektualnej (WIPO). Polska jest stroną porozumienia nicejskiego z 15 czerwca 1957 r.

Znak towarowy możesz zarejestrować i chronić w Polsce albo w całej Unii Europejskiej. To dwa odrębne postępowania o różnym zasięgu: zgłoszenie krajowe chroni w Polsce, rejestracja unijna — na obszarze całej UE.

Jeśli produkcja, sprzedaż lub planowany rozwój obejmują inne państwa, do przeszukania dochodzi unijny rejestr znaków towarowych oraz rejestr międzynarodowy — dla wskazanych krajów.

Unijny rejestr znaków towarowych i rejestr międzynarodowy to odrębne rejestry. Sprawdzasz w nich zasięg ochrony oraz klasy.

Zgłoszenie międzynarodowe obejmuje wskazane kraje i jest odrębnym postępowaniem. Klasa pominięta w zgłoszeniu nie jest objęta ochroną.

Porównując wyniki, patrz na zasięg terytorialny i zakres klasowy, nie na liczbę znaków. Wcześniejszy znak unijny obejmujący klasę pokrywającą się z Twoją działalnością może być brany pod uwagę przy ocenie kolizji — nie tylko miejsce faktycznej sprzedaży.

W przeszukaniu uwzględnij wszystkie warianty oznaczenia: wersję słowną, graficzną i słowno-graficzną. Rejestruje się je jako odrębne znaki i mogą należeć do różnych podmiotów.

Przy każdym trafieniu zanotuj numer, właściciela, klasy i status. Bez tego nie porównasz wyników z kilku baz ani nie oszacujesz, które kolizje są realne.

Domena i rejestry przedsiębiorców: nazwa w obrocie i w sieci

Domena składa się z nazwy głównej i rozszerzenia (Top Level Domain). System DNS tłumaczy tę nazwę na adresy IP serwerów. Dostępność rozszerzenia sprawdzaj osobno — dylemat .pl czy .com pojawia się na początku wyboru adresu.

Dostępność domeny .pl sprawdzasz osobno, podobnie jak innych rozszerzeń.

Jeśli głównym rynkiem jest Polska, sprawdzaj równolegle co najmniej kilka rozszerzeń, zaczynając od krajowego.

Rejestrując domenę, wykupujesz adres na wyłączność. To prestiż, bezpieczeństwo i kontrola nad wizerunkiem strony lub sklepu. Adres pomaga klientom odnaleźć firmę i wpływa na widoczność w organicznych wynikach wyszukiwania.

Przy wyborze zapisu: krótsza nazwa łatwiej zapada w pamięć i mniej naraża na literówki. Wersja bez polskich znaków diakrytycznych działa w standardowym adresie. Dodanie słowa z branży, jak kwiaciarnia-anna.pl zamiast anna.pl, komunikuje ofertę i pomaga w wyszukiwaniu.

Długą lub trudną w zapisie nazwę zastąp oficjalnym skrótem albo uproszczoną wersją. Każda literówka to potencjalnie stracony klient, który trafia do konkurencji albo na stronę błędu 404.

Sprawdź też warianty bliskie — liczbę mnogą, wersję z myślnikiem, typowe literówki — i zarejestruj je, jeśli mają znaczenie dla ruchu.

Nazwę firmy porównuj w rejestrach przedsiębiorców (KRS dla spółek, CEIDG dla jednoosobowych działalności) po pełnym zestawie danych, nie po samym członie: pełna nazwa, NIP, KRS, adres, forma prawna oraz poprzednia nazwa. Ten zestaw pól pozwala ustalić, czy podmiot o zbliżonej nazwie to ta sama firma, czy tylko podobnie się nazywa.

Rejestry branżowe i uprawnienia: koncesje, zezwolenia, certyfikaty

Koncesja, zezwolenie lub licencja, wpis do rejestru działalności regulowanej, certyfikat, akredytacja i uprawnienie konkretnej osoby to różne instytucje. Nie traktuj ich zamiennie. Obowiązek koncesji zależy od rodzaju wykonywanych czynności, a nie od samej branży.

Zezwolenie lub licencja może dotyczyć rodzaju działalności, określonego transportu, obrotu konkretnym produktem, świadczenia usługi, określonego obszaru albo pojedynczej lokalizacji. Dokument wydany na jeden zakres nie musi obejmować wszystkich usług danego podmiotu.

Punkt wyjścia do ustalenia organu i procedury dla konkretnej działalności to Biznes.gov.pl. Serwis publikuje informacje o rodzajach działalności wymagających koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Dla działalności regulowanej właściwy rejestr zależy od branży. Jego nazwę i organ wskaże Biznes.gov.pl.

Certyfikat może potwierdzać system zarządzania, zgodność produktu, kompetencje osoby, proces albo określoną usługę. Nie każdy jest obowiązkowy prawnie — część ma charakter dobrowolny, branżowy albo kontraktowy.

Firma może mieć właściwy przedmiot działalności, a nie zatrudniać osoby uprawnionej do konkretnej pracy. Uprawnienie pracownika sprawdzasz więc osobno od uprawnień podmiotu.

Uprawnienie potwierdzaj u źródła: w oficjalnym rejestrze, wyszukiwarce wydawcy, przez niezależnie ustalony kontakt, po numerze certyfikatu. Kopia dokumentu przesłana w wiadomości nie wystarcza.

Dokument może być nieważny, wystawiony na inną spółkę, ograniczony do innego oddziału, wydany dla innego zakresu, zawieszony lub cofnięty. Może też być oparty na nieakredytowanej ocenie, dotyczyć tylko wybranej usługi albo być wystawiony podwykonawcy, a nie stronie umowy.

Akredytacja to nie certyfikat: dotyczy kompetencji podmiotu przeprowadzającego ocenę zgodności. Polskie Centrum Akredytacji prowadzi wykazy aktywnych akredytacji jednostek certyfikujących wyroby, procesy, usługi, systemy zarządzania i osoby — wraz z zakresem, co ma podstawowe znaczenie przy ocenie konkretnego certyfikatu.

Kwalifikacje osób oraz zakłady uprawnione w obszarach dozoru technicznego sprawdzasz w narzędziach Urzędu Dozoru Technicznego. Gdy wyszukiwanie zwróci podmiot o zbliżonej nazwie, potwierdź zakres, oddział i ważność uprawnienia, zamiast opierać się na podobieństwie brzmienia.

Kanały sprzedaży i źródła poza rejestrami: platformy, programy dla marek

Poza rejestrami sprawdź, czy oznaczenie jest już używane w obrocie. Najszybciej widać to w serwisach transakcyjnych — Allegro.pl, Amazon, eBay — gdzie nazwa występuje jako nazwa sprzedawcy, marka produktu lub element oferty. Wynik wyszukiwania w serwisie nie jest rejestrem, ale pokazuje, kto realnie posługuje się oznaczeniem, w jakim charakterze i od kiedy.

Platformy prowadzą też programy dla marek, takie jak Amazon Brand Registry czy Strefa Marek Allegro. Podnoszą one wiarygodność sprzedawcy i pomagają chronić produkty.

Prezentowanie własnego logo w serwisie transakcyjnym zwiększa rozpoznawalność towarów. Sklep szybciej bywa uznany za wiarygodny i sprawdzony.

Zanim złożysz wniosek, sprawdź w regulaminie programu, jakiego dokumentu wymaga (zgłoszenie czy rejestracja znaku, w jakim zasięgu terytorialnym). Wymagania różnią się między platformami i zmieniają się w czasie.

Zbieraj dowody używania oznaczenia: zrzuty ofert z widoczną datą, karty produktu, korespondencję z serwisem, potwierdzenia rejestracji domen. Przy sporze o wcześniejsze prawa lub sprzeciwie wobec cudzego zgłoszenia liczy się udokumentowanie używania oznaczenia w czasie; samo istnienie nazwy w sieci nie zawsze wystarcza.

Od wyników sprawdzenia do decyzji: rejestrować, zmienić czy licencjonować?

Wyniki przeszukania prowadzą do jednego z trzech scenariuszy. Nazwa jest wolna w potrzebnych klasach — składasz zgłoszenie. Kolizja dotyczy części klas — zawężasz wykaz towarów i usług albo modyfikujesz oznaczenie (dodajesz element graficzny, zmieniasz człon słowny). Kolizja obejmuje cały Twój zakres — zmieniasz nazwę albo negocjujesz z właścicielem wcześniejszego znaku licencję lub współistnienie oznaczeń.

W planie obserwacji rejestru uwzględnij własny sprzeciw wobec późniejszych zgłoszeń oraz gotowość na odpowiedź na cudzy sprzeciw.

Wydruki opisz nazwami rejestrów: e-Wyszukiwarka Urzędu Patentowego, rejestr unijny, rejestr międzynarodowy oraz źródła dotyczące domen i rejestrów przedsiębiorców.

Na koniec zostaje dokumentacja: wydruki wyników z e-Wyszukiwarki oraz z baz unijnych i międzynarodowych z datą sprawdzenia, notatka z numerami, właścicielami, klasami i statusami znaków, dowody używania nazwy w obrocie, a także potwierdzone u źródła dokumenty z rejestrów branżowych.

Kroki w procesie sprawdzania dostępności nazwy marki

Zalety i ryzyko używania nazwy marki już używanej przez innych

Sprawdzian dostępności nazwy marki – co powinieneś zrobić?