Zgłoszenie znaku towarowego w UPRP: etapy, opłaty i terminy

Zgłoszenie znaku towarowego w UPRP — co Cię czeka

Procedura krajowa w Urzędzie Patentowym RP służy uzyskaniu prawa ochronnego na znak towarowy na terytorium Polski. Uiszczenie opłaty jest warunkiem prowadzenia postępowania o udzielenie prawa ochronnego. Bez opłaty sprawa nie ruszy, a przy jej braku zgłaszający dostaje wezwanie pod rygorem umorzenia postępowania.

Zgłoszenie to złożenie podania wraz z określeniem znaku i wykazem towarów i usług oraz wniesienie opłaty. Urząd nadaje mu numer i stwierdza datę wpływu. Prawo ochronne trwa 10 lat od daty zgłoszenia, a jego udzielenie następuje decyzją warunkową. Jeśli nie wniesiesz opłaty za pierwszy okres ochrony, Urząd wyda decyzję o wygaśnięciu decyzji warunkowej o udzieleniu prawa.

Mapa postępowania: przygotowanie oznaczenia i przeszukanie baz, złożenie podania z opłatą, ujawnienie zgłoszenia w e-Wyszukiwarce (PUEUP) w terminie do dwóch miesięcy, publikacja w Biuletynie Urzędu Patentowego, trzymiesięczny okres na sprzeciwy osób trzecich, decyzja o udzieleniu albo odmowie udzielenia prawa ochronnego, a następnie opłata za ochronę i publikacja decyzji.

Przygotowanie przed zgłoszeniem: przeszukanie, forma znaku i klasy nicejskie

Urząd Patentowy opisuje przygotowanie jako trzy pierwsze kroki: sprawdzenie, czym jest znak towarowy; sprawdzenie, jakie oznaczenia nie mogą uzyskać ochrony; ustalenie, czy istnieją już znaki identyczne lub podobne do tego, który chcesz zgłosić. Katalog oznaczeń wyłączonych z ochrony UPRP omawia w odrębnej części strony. Przejrzyj go przed wypełnieniem podania, by uniknąć zgłoszenia bez szans.

Przeszukanie prowadzi się w kilku źródłach wskazanych przez UPRP: e-Wyszukiwarce (PUEUP) dla znaków towarowych, bazie TMview, Madrid Monitor, eSearch plus oraz Global Brand Database. Pozwala to ocenić ryzyko sprzeciwu właściciela wcześniejszego, identycznego lub podobnego znaku. Sprzeciw może wydłużyć postępowanie.

Drugą decyzją jest forma znaku — można chronić samą nazwę albo znak zawierający element graficzny, np. logo. Wykaz towarów i usług układa się według klasyfikacji nicejskiej, a UPRP zdecydowanie zaleca narzędzie TMclass. Liczba klas wpływa zarówno na wysokość opłaty za zgłoszenie, jak i na wysokość późniejszej opłaty za ochronę.

Jeżeli potrzebujesz konsultacji przy doborze klas lub ocenie ryzyka, UPRP wskazuje, że można zwrócić się do rzecznika patentowego, adwokata lub radcy prawnego.

Dokumentacja zgłoszenia i data pierwszeństwa

Dokumentacja zgłoszeniowa obejmuje podanie (dostępny jest formularz do pobrania), określenie znaku towarowego oraz wykaz towarów i usług. UPRP wyodrębnia dodatkowo pełnomocnictwo, kwestie pierwszeństwa oraz regulamin i zezwolenia — dołączasz je, jeśli dotyczą Twojego zgłoszenia. Uzupełnianie ich po wszczęciu postępowania bywa ograniczone.

Po otrzymaniu zgłoszenia Urząd Patentowy niezwłocznie nadaje mu kolejny numer, stwierdza datę wpływu zgłoszenia i zawiadamia o tym zgłaszającego. Data wpływu jest kluczowa: od daty zgłoszenia liczy się dziesięcioletni okres ochrony. W ujawnianych danych pojawia się również data pierwszeństwa.

Szybkość złożenia podania decyduje o tym, kto jest pierwszy w kolejce po dane oznaczenie. Równolegle Urząd bada nadesłaną dokumentację, w tym sprawdza, czy spełnione są formalne warunki dokonania zgłoszenia. W razie stwierdzenia braków i istotnych usterek wydaje postanowienie wzywające zgłaszającego do ich usunięcia w wyznaczonym terminie pod rygorem umorzenia postępowania.

Jeżeli po wszczęciu postępowania zgłaszający wprowadził do zgłoszenia uzupełnienia lub poprawki, których nie dopuszczają przepisy ustawy, Urząd wydaje postanowienie odmawiające uwzględnienia takich uzupełnień i poprawek. Złóż kompletny i przemyślany wykaz towarów i usług od razu.

Opłaty zgłoszeniowe: ile i kiedy?

Opłatę za zgłoszenie uiszcza się równocześnie z wniesieniem podania. Zgodnie z tabelą opłat zawartą w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 września 2016 r. (Dz.U. z 2016 r. poz. 1623) stawka wynosi 450 zł za zgłoszenie w jednej klasie towarowej i 120 zł za każdą następną klasę. Przy zgłoszeniu elektronicznym opłata za pierwszą klasę wynosi 400 zł.

W przypadku zgłoszenia wspólnego znaku towarowego lub w celu uzyskania wspólnego prawa ochronnego wysokość opłaty ulega zwiększeniu o 100%.

Zgłaszający, który wykaże, że nie jest w stanie ponieść opłaty za zgłoszenie w pełnej wysokości, może wnioskować o częściowe zwolnienie z tej opłaty. Pozostała do zapłaty część nie może być niższa niż 20% opłaty należnej. UPRP zaleca, aby wniosek o zwolnienie został nadesłany wraz z podaniem.

Po jego wpływie Urząd przesyła druk oświadczenia o stanie majątkowym, który należy wypełnić i odesłać wraz z dokumentami potwierdzającymi sytuację finansową. Dane w oświadczeniu muszą być aktualne i zgodne ze stanem rzeczywistym w dniu jego składania.

Jeżeli Urząd Patentowy stwierdzi brak opłaty, wzywa zgłaszającego do jej wniesienia pod rygorem umorzenia postępowania. Opłatę trzeba wtedy uiścić w ciągu jednego miesiąca od daty doręczenia wezwania.

Koszty zgłoszenia i ochrony znaku towarowego

Porównanie kosztów wg formy zgłoszenia

Ujawnienie zgłoszenia i publikacja w BUP

Po dokonaniu zgłoszenia Urząd Patentowy niezwłocznie, i nie później niż w terminie dwóch miesięcy od daty zgłoszenia, ujawnia informację o zgłoszeniu znaku towarowego. Ujawnienie następuje w e-Wyszukiwarce (PUEUP) dostępnej na stronie internetowej Urzędu.

Zgodnie z art. 146¹ ust. 2 pwp w bazie tej ujawnia się: informacje o znaku towarowym, dacie pierwszeństwa, dacie i numerze zgłoszenia, wykazie towarów i usług, imieniu i nazwisku lub nazwie zgłaszającego, miejscu zamieszkania lub siedzibie zgłaszającego oraz kodzie kraju.

Od tego momentu osoby trzecie mogą zapoznać się ze znakiem i wykazem towarów i usług, dla których jest przeznaczony. Mogą też zgłaszać do Urzędu Patentowego uwagi co do istnienia okoliczności uniemożliwiających udzielenie prawa ochronnego. Wpis do wykazu staje się publiczny, więc dbaj o jego precyzję.

Jeżeli Urząd nie stwierdzi przeszkód rejestracyjnych, zgłoszenie zostaje opublikowane w Biuletynie Urzędu Patentowego. Publikacja w BUP otwiera kolejny etap procedury — okres, w którym konkurencja może zgłosić sprzeciw.

Sprzeciw, badanie przesłanek i decyzja

W terminie 3 miesięcy od daty ogłoszenia w Biuletynie Urzędu Patentowego osoby trzecie mogą wnieść sprzeciw wobec zgłoszenia. Sprzeciw jest więc oknem czasowym, którego nie da się przyspieszyć — Urząd musi na niego poczekać, zanim zakończy postępowanie.

Równolegle Urząd prowadzi badanie przesłanek bezwzględnych, czyli ocenia, czy oznaczenie w ogóle może zostać objęte ochroną. W tej części procedury UPRP wymienia także mediację przed Centrum WIPO oraz wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy jako dostępne ścieżki. Omawia też wpływ postępowania w sprawie sprzeciwu na zakończenie postępowania zgłoszeniowego.

W przypadku braku sprzeciwu lub w przypadku wydania ostatecznej decyzji w sprawie sprzeciwu Urząd wydaje decyzję o udzieleniu prawa ochronnego albo o odmowie udzielenia prawa ochronnego. Decyzja kończy etap badania, ale nie kończy sprawy — jeśli jest pozytywna, otwiera etap opłat za ochronę.

Opłata za pierwszy okres ochrony i publikacja decyzji

Po otrzymaniu decyzji warunkowej o udzieleniu prawa należy dokonać opłaty za ochronę i publikację. Opłatę za pierwszy okres ochrony, w wysokości wskazanej w decyzji warunkowej, wnosi się w terminie trzech miesięcy od dnia doręczenia decyzji. Jej wysokość Urząd Patentowy ustala na podstawie liczby klas towarowych.

Aktualnie opłata za ochronę wynosi 400 zł za każdą klasę towarową, a za publikację informacji o udzielonym prawie ochronnym 90 zł. Dla porządku: w jednej klasie przy zgłoszeniu elektronicznym opłaty urzędowe wynoszą 890 zł.

Niewniesienie całkowitej opłaty lub uiszczenie jej po terminie skutkuje wydaniem przez Urząd Patentowy decyzji o wygaśnięciu decyzji warunkowej o udzieleniu prawa. Po opłaceniu decyzja zostaje opublikowana w Wiadomościach Urzędu Patentowego.

Terminy w postępowaniu przed UPRP — praktyczne zestawienie

Najważniejsze terminy tej procedury: ujawnienie zgłoszenia w e-Wyszukiwarce — niezwłocznie, nie później niż dwa miesiące od daty zgłoszenia; sprzeciw osób trzecich — trzy miesiące od ogłoszenia w BUP.

Opłata za pierwszy okres ochrony — trzy miesiące od dnia doręczenia decyzji warunkowej; uzupełnienie brakującej opłaty za zgłoszenie — jeden miesiąc od doręczenia wezwania.

Do tego dochodzą terminy wyznaczane przez sam Urząd na dokonanie konkretnych czynności.

W sprawach związanych z rozpatrywaniem zgłoszeń znaków towarowych UPRP wyznacza stronie terminy nie krótsze niż jeden miesiąc, gdy strona ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce.

Jeżeli strona ma je za granicą, termin nie może być krótszy niż dwa miesiące — o ile ustawa nie stanowi inaczej.

W uzasadnionych przypadkach Urząd wyznacza termin dłuższy, lecz nie więcej niż o 3 miesiące.

Istnieje jeszcze mechanizm łagodzący skutki uchybienia. Jeżeli przed upływem wyznaczonego terminu zgłaszający zawiadomi Urząd Patentowy na piśmie o przyczynach niedotrzymania terminu, czynność może być dokonana w ciągu 2 miesięcy po jego upływie.

Wymaga to pisemnego zawiadomienia przed upływem terminu, a nie tłumaczenia się po fakcie.

Przedłużenie ochrony na kolejne 10 lat

Prawo ochronne na znak towarowy trwa 10 lat od daty zgłoszenia w Urzędzie Patentowym. Przedłużenie na kolejny dziesięcioletni okres następuje przez prawidłowe wniesienie opłaty za dalszy okres ochrony. Dodatkowe pismo nie jest wymagane, ale w przelewie trzeba wskazać numer znaku oraz tytuł opłaty. Opłatę może wnieść sam uprawniony albo osoba przez niego upoważniona.

Termin podstawowy: opłatę za kolejny okres ochrony należy wnieść na rachunek Urzędu Patentowego przed końcem upływającego okresu ochrony, jednak nie wcześniej niż na rok przed jego upływem. Opłata wynosi 400 zł za każdą klasę towarową.

Termin dodatkowy: opłatę powiększoną o 30% kwoty należnej można wnieść również w terminie 6 miesięcy po upływie poprzedniego okresu ochrony. Ten dodatkowy sześciomiesięczny termin jest terminem nieprzywracalnym. Opłata wniesiona po jego upływie zostanie zwrócona na rachunek wpłacającego.

Ile trwa rejestracja i co wpływa na czas

Rejestracja znaku towarowego w Polsce trwa zazwyczaj około sześciu miesięcy, przy założeniu, że zgłoszenie zostało dobrze przygotowane i nie pojawiły się przeszkody. W praktyce czas może się jednak wyraźnie wydłużyć.

Na tempo wpływa m.in. poprawność formalna wniosku (wezwania do uzupełnienia braków wydłużają postępowanie), przeszkody rejestracyjne wykryte przez Urząd oraz sprzeciw zgłoszony po publikacji przez podmiot powołujący się na wcześniejszy identyczny lub podobny znak. Każdy z tych elementów dokłada do procesu własne terminy — na przykład sprzeciw uruchamia trzymiesięczne okno i może doprowadzić do postępowania zakończonego dopiero ostateczną decyzją.

Niezależnie od tego, jak długo potrwa rejestracja, sama ochrona liczona jest od dnia zgłoszenia. Złożenie poprawnego zgłoszenia możliwie wcześnie ma znaczenie samo w sobie — decyduje o pierwszeństwie wobec konkurentów.

Najczęstsze pułapki i lista kontrolna przed zgłoszeniem

Opłata za zgłoszenie musi być uiszczona razem z podaniem. Brak opłaty oznacza wezwanie i tylko miesiąc od jego doręczenia na wpłatę, a bez reakcji — umorzenie postępowania.

Wykaz towarów i usług jest ujawniany publicznie i publikowany. Zbyt szeroki wykaz podnosi koszty, a uzupełnienia i poprawki niedopuszczone przez przepisy po wszczęciu postępowania zostaną odrzucone postanowieniem. Wykaz układaj z pomocą klasyfikacji nicejskiej i narzędzia TMclass.

Brak przeszukania: pominięcie e-Wyszukiwarki (PUEUP), TMview, Madrid Monitor, eSearch plus i Global Brand Database to prosta droga do sprzeciwu, a w konsekwencji do przedłużającego się postępowania lub odmowy.

UPRP wyznacza terminy nie krótsze niż miesiąc (strona w Polsce) i dwa miesiące (strona za granicą), z możliwością przedłużenia o nie więcej niż 3 miesiące. Reakcja po terminie jest możliwa tylko wtedy, gdy przed jego upływem zgłosisz na piśmie przyczyny opóźnienia — wtedy czynność można wykonać w ciągu 2 miesięcy po upływie terminu.

Decyzja warunkowa wygasa, jeśli opłata za pierwszy okres ochrony nie wpłynie w całości w ciągu trzech miesięcy od doręczenia decyzji. Przy przedłużeniu masz termin podstawowy (przed końcem okresu ochrony, nie wcześniej niż rok przed upływem) oraz dodatkowe sześć miesięcy z opłatą powiększoną o 30% — ten drugi termin jest nieprzywracalny.

Po uzyskaniu prawa UPRP wskazuje dwa stałe zadania właściciela: monitorowanie, czy ktoś nie narusza prawa, oraz odnawianie ochrony.